Организация работы склада с нуля: основные моменты, требующие тщательной подготовки

Организация склада с нуля — непростая задача, к решению которой с большой вероятностью придется привлекать профессионалов. Многие моменты будут зависеть от проекта самого склада, его местонахождения, особенностей грузов, которые на нем будут храниться и т. д. Но есть особенности, общие абсолютно для всех — по ним можно проследить этапы организации, а также составить список задач, благодаря которому ничего не будет упущено.

Основные шаги — от проекта до найма персонала

На первых этапах необходимо создать проект, построить или отремонтировать складское помещение, закупить все оборудование и технику, получить документы для работы, обучить и нанять персонал.

Как показывает практика, наибольшие сложности вызывают организация труда работников, зонирование склада, налаживание процессов хранения, приемки и отгрузки продукции. Рассмотрим эти направления, а даже дадим несколько универсальных советов.

Организация труда работников, подготовка документов

Первым делом для работы склада нужно найти хорошего управленца. Скорее всего, у вас нет подходящего сотрудника, поэтому его нужно нанять, делая ставку на опыт и профессионализм. На труде этого человека экономить не стоит: лучше заплатить больше, но быть уверенным, что управлять складом будет профессионал.

При организации труда пользуйтесь Трудовым кодексом, нормами СанПиНа, а также другими документами, регулирующими эту сферу. Незаконный наем работников и зарплата в конвертах только сразу кажутся выгодными, но, работая таким образом, вы рискуете получить серьезные штрафы, а если случится какое-либо ЧП, дело может дойти даже до уголовного преследования.

Количество персонала не должно превышать необходимое. Создайте четкую структуру и иерархию, следите за тем, чтобы люди не перерабатывали, но и не сидели без дела. Работники склада всегда должны знать, что и когда им делать, какие права и обязанности у них есть, поэтому у вас должны быть внутренние документы, которые все это объясняют. К ним относят:

• положение о складе;
• рабочие и должностные инструкции;
• инструкции по охране труда;
• инструкции по электро- и пожарной безопасности;
• регламенты, в которых будет содержаться вся информация о процессах склада: приемке, отгрузке, хранении и т. д.

Чтобы не было проблем с документами, полный перечень бумаг уточняйте у представителей проверяющих органов. Например, узнать, как должна выглядеть инструкция по пожарной безопасности, можно у региональных представителей МЧС.

Будьте внимательны при хранении документов — регулярно проверяйте их сроки, обновляйте разрешения.

При оплате труда учитывайте показатель эффективности каждого работника. Он может основываться на разных критериях: скорость работы, отсутствие брака, отсутствие ошибок в оформлении документов и т. д. Используйте не более десяти показателей на каждую должность. Лучше, чтобы их было меньше (только основные) — в этом случае подсчет будет точнее, а у работников будет меньше претензий.

При оценке труда старайтесь исходить именно из показателя эффективности, избегая системы жестких штрафов, которая в результате снижает работоспособность коллектива.

Разгрузка и приемка — комплектация и отгрузка

Для каждого из этих процессов должен быть свой регламент. В документах прописываются следующие моменты:

• Этапы и детали проверки прибывших машин, а также транспорта, который отправляется уже с готовым грузом.
• Перечень документов, которые проверяются и заполняются в процессе, требования к ним.
• Способы и очередность разгрузки/погрузки в зависимости от особенностей товара, времени его прибытия на склад.
• Правила занесения информации в базу склада. Важно, чтобы с первого и до последнего момента велась сверка по количеству, качеству и другим параметрам.
• Особенности маркировки для грузов, которые требуют дополнительного внимания — более аккуратного обращения, быстрой разгрузки или погрузки.
• Перечень случаев, при которых составляется дополнительный акт — например, при недостаче. Для этого можно разработать и утвердить собственную форму.
• Очередность обработки клиентских заказов, время обработки и обслуживания. Так, необходимо определиться, какие заявки переносятся на следующий день, а какие обрабатываются в тот же.

Хранение, инвентаризация

Для грамотной организации хранения необходимо пользоваться специальными системами управления складом. Это программы, в которых физический склад можно разбивать на виртуальные, вести учет всей поступившей и отгруженной продукции и т. д. Информацию на самой площади склада собирают работники, используя специальные терминалы, устройства со штрихкодами и т. д. Далее она поступает в базу, там обрабатывается и систематизируется. Для инвентаризации необходимо отводить определенное время — ее порядок и особенности тоже прописывают в отдельном документе.

Важно иметь систему, по которой товары отправляются на хранение. Так, самые востребованные и наиболее крупные грузы хранят ближе к зоне отгрузки. Остальные распределяются по группам и зонам. Лучше всего использовать для этого систему маркировки. Если же вы решите сэкономить на оборудовании, придется потратить больше денег на сотрудников, которые будут отвечать за свои группы и зоны размещения товаров — как правило, это в результате обходится дороже. Такой вариант целесообразен только для маленького склада, работу которого легко контролировать.

Оборудование, техника

Закупка оборудования и техники производится с учетом изначального проекта. Однако надо обратить внимание на следующие вещи:

• Выбор устройств от надежных, проверенных фирм — с необходимыми сертификатами и гарантиями. Экономить на этом вопросе не стоит.
• Обучение сотрудников аккуратной, эффективной и быстрой работе с техникой, которую им положено освоить по должности.
• Регулярное напоминание работникам о технике безопасности — плановый и внеплановый инструктаж.
• Правильное хранение и своевременное обслуживание всех устройств — лучше всего заключить договор с опытной командой.

Важный совет при организации работы склада на первых этапах

Если работа только налаживается, уделите больше внимания обратной связи с клиентами и работниками. Учитывайте все пожелания, недовольства и любую информацию от людей. Периодически устраивайте опросы для сотрудников (можно анонимные), из которых станет понятно, какие части склада требуют внимания, какие процессы налажены неидеально.

Не пренебрегайте участием специалистов в узких областях. Как правило, их помощь позволяет значительно сократить время на подготовку и добиться необходимых результатов уже в самом начале работы.